クラウド活用テクニック150 2021年最新版！（河本亮、standards）は、クラウドサービスの解説と効率良く使うテクニックを掲載。テレワーク推奨で需要が高まったクラウドサービス。それを活用した快適で充実した生活環境を提案しています。
『クラウド活用テクニック150 2021年最新版！』は、河本亮さんがstandardsから上梓しました。
クラウドサービスとは何かという解説と、具体的にそれを行うための有料/無料サービスやツールなどの紹介を行っています。
本書は、Windowsユーザー向けということになっています。
が、クラウドサービスはMacでも、ChromeOSでも、Linuxでも今や不可欠。
むしろ、それらの異なるマシン間でシームレスに、データのやり取りや継続したデーテの作成・編集作業を行うために、クラウドサービスは存在するといっても過言ではありません。
ですから、スマホのiOSやAndroidを含めた、すべてのOSの端末ユーザーに必要な情報と言えるでしょう。
本書は2022年7月9日現在、AmazonUnlimitedの読み放題リストに入っています。
情報の一元化・共有化・デジタル化
本書『クラウド活用テクニック150 2021年最新版！』は、まずクラウドのそもそも論から入っています。
クラウド（サービス）とは、高速回線で、パソコンはネットに繋ぐことが当たり前となったこんにち、インターネット上のサーパー（クラウド）に情報を置いて、場所を問わずにパソコンやスマートフォンからアクセスして利用できる仕組みのことをいいます。
クラウドの利点の一つは、サーバを通じて複数のコンビュータやスマホを簡単に結びつけられることにあります。
すなわち、情報の一元化・共有化・デジタル化ができるわけです。
たとえば、自宅のパソコンと外出先のパソコン/スマートフォン、さらには友人や同僚のコンピュータを繋いで、データを見せたり、共同でデータを作成したり、作成されたデータを編集したりできるわけです。
私は1990年代後半に、まだモバイルという言葉も普及していなかった頃、先進的な企業がそのシステムを導入していたので、取材して記事にしていたことがあります。
その頃は、クラウドサービスという言葉はなく、クライアント・サーバーシステムといいました。
具体的には、本社にサーバーを置き、社員にサブノートパソコン（小さめのノートパソコン）を1人1台配るのです。
社員が訪問先で得た顧客情報は、その社員のパソコンに入るだけでなく、本社のサーバーにも入ります。
本社は、各社員の持つ情報を管理し、社員同士も情報を共有しあえます。
「せっかく営業努力で得た情報を、会社や同僚に流してしまうのかい」
と、思われますか。
でも、他の社員経由で、あなたの顧客の利益につながる情報を共有化できるかもしれないので、あなたやあなたの顧客にとっても悪い話ではないのです。
それに、もしあなたが異動や退職をしたらどうなるのか。
新しい担当者が、スムーズに顧客情報を引き継ぐためには、クライアントサービーシステムは有用です。
ただ、当時はまだ電話回線でインターネットを繋ぐ時代でしたから、ネットユーザーの誰もが太い回線でスムーズなデータ通信を行うことはできませんでした。
それが、四半世紀立った2022年のこんにちでは、ほぼ光回線が普及して、ネットの接続は個人レベルでも高速大容量が可能になりました。
そこで、企業だけでなく個人でも、サーバーと端末でデータを一元化することが可能になりました。
サーバーはクラウド（ネット）上にあり、ユーザーは自宅のパソコン、勤務先のパソコン、移動中のスマホやタブレット、顧客先でのパソコンやタブレットなどからいつでもどこでも情報源にアクセスでき、データの記録、収集、同期、共有ができるのです。
昨今のコロナ禍で、自宅からのリモートワークが推奨され、このシステムは普及が進みました。
では、サーバーと端末との間で具体的にどのようなデータの「一元化」「共有化」を行うのでしょうか。
本書から、「クラウドサービスを活用するための4つのキーワード」と説明について引用します。
- 記録
- 収集
- 同期
- 共有
日常で起こる様々な出来事や、カメラで撮影したスナップ、会議の内容やスケジュールまで、日々発生するあらゆる情報は、クラウドに記録しておき活用できる。
ウエブで気になった記事や、興味のある事柄について調べた資料、雑誌の切り抜きからチラシまで、少しでも自分のアンテナに引っかかった情報は、すべてクラウドへ蓄積！
重要なデータをクラウドへ同期させることで、データの紛失を防ぐことができる。また、データをクラウドへ同期しておけば、あらゆる手段でそのファイルや情報にアクセスできる。
クラウドに保存された情報は、簡単な設定で他ユーザーと共有できる。撮影した写真を一般へ公開したり、1つの文書を共同で編集するなど、情報の活用の幅が一気に広がる。
すべてのデータを蓄積ですから、今まで使っていた営業日誌もデジタル上で済みます。
ということは、荷物も減ってペーパーレスにもなります。
煩雑なハンコ押印などの作業が減り、作業も簡略化・効率化されます。
訪問先でデータを送ることで、いちいち会社に帰らない直帰も増えるでしょう。
残業代も浮くわけです。
そして、会社に来る機会が減り、資料がデジタル化されるということは、おのおのの机も必要なくなるでしょう。
最近はフリーアドレスといって、社員各々の机はなく、出社した社員は大きな広いテーブル机の開いている席に座って仕事をする会社も増えてきました。
そうしたメリットが、会社にも社員にもあるというわけです。
では、そのシステムを実現するためのサーバーには何を使ったらいいのか。
そのサーバーを、一般にクラウドサービスといいます。
有料/無料のクラウドサービス
ネットには、上掲の4つのキーワードを実現するためのクラウドサービスがあります。
本書は、それらを使った効率的な利用方法を解説しています。
ここでは、そのサービスを枚挙します。
基本、それぞれ有料と無料のプランがあります。
使い分けることで、無料の範囲でもできることはありますが、容量を気にせずしっかり使い込むには、やはり有料プランに加入したほうがいいと思います。
Evernote
Evernoteは、不定型なメモ型データベースソフトです。
不定型ということは、テキストデータでも、画像でも、エクセルテータでも、動画でも、すべてを放り込むように保存でき、そこでデータを編集することもできます。
データベース機能としては、たとえば画像やPDFなどの文字も検索すると出てきます。
たとえば、カレー屋さんの「〇〇カレー」という看板を含む画像を撮影して保存。
後日、「カレー」で検索すると、ちゃんとその画像が抽出されます。
Notion
Notionも、不定型なメモ型データベースソフトです。
Notionの公式サイトによると、Evernoteは有償プランでもメモ、タグ、リマインダー、Webクリッパー、階層化は2段階までの機能にとどまるけれど、Notionは無料プランでもそれに加えて階層化は無制限、リアルタイムな情報連携、マークダウンのサポート、データベース機能などがあるといいます。
まあ、機能の豊富さはともかく、私個人はEvernoteのほうが使いやすいですね。
OneNote
OneNoteも、Evernoteの競合サービスです。
違うところは、OneNoteのサーバーは、ユーザー自身のOneDriveのスペースを使っていることです。
OneDriveというのは、Microsoftのアカウント1つにつき5GBが無償で与えられるディスクスペースです。
もちろん、本格的に使えば5GBの容量では済まなくなりますから、有料のプランに加入することになります。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、Googleのアカウント1つあたり15GBのスペースで使える機能の一つです。
Googleアカウントのサービスというと、Gmailがもっとも一般的ですが、Googleカレンダーも使い勝手の良いスケジュールアプリです。
Googleマップ
Googleマップも、Googleアカウントで提供されるサービスです。
本書では、「得意先やよく訪問する場所はマイプレイスに保存」「日々の行動履歴をトラッキングして記録」「位置情報や日付を付けてEvernoteに記録」などの使い方を図解しています。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、Googleアカウント取得で提供されるクラウドサービスの中でも中心的な存在です。
作成データを保存できるだけでなく、そのスペース内でGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、Googleフォームなど、MicrosoftOfficeからの置き換えも可能なアプリを使うことができます。
たとえば、印刷物の画像ファイルをGoogleドライブに保存し、それをGoogleドキュメントで立ち上げると、新規文書にその画像データが貼り付いて表示されるだけでなく、OCR機能によって、その画像内のテキスト文字も表示されます。
OneDrive
OneDriveは、Microsoftのアカウントを取得すると、5GB提供されるサービスです。
データの保存ができるストレージサービスですが、あまり使わないデータはサーバー側に保存するだけでなく、頻繁に編集・更新するデータは、マシンとサーバーでデータを同期することもできます。
同期は、Googleドライブにはないので、上手に使いたい機能です。
Dropbox
Dropboxは、オンラインストレージサービスです。
OneDriveが競合サービスになります。
ローカルにある複数のコンピュータ間で、データの共有や同期が可能です。
有料プランになると、サーバー側のみに保存することができます。
無料プランは2GBの提供です。
ということは、OneDriveやGoogleドライブとくらべても最小スペースです。
ただ、有料プランになると、アップロードして同期できるファイルのサイズは、OneDriveの250GBよりはるかに大容量の最大2TB。
巨大なCAD ァイルや4Kの動画ファイルにも対応できるので、プロ仕様といえます。
AmazonPhotos
Amazon Photosは、Amazonプライム会員が無料で使える画像ストレージサービスです。
なんと、無料で無制限の保存が可能です。
スマホで撮影した画像のバックアップ先に利用するのは定番の使い方です。
競合サービスのGoogleフォトが、無料サービスをやめてしまったので、AmazonPhotosはぜひ今後も無料無制限のサービスを継続させていただきたいと思います。
情報の一元化・共有化・デジタル化で質が変わる
前述の通り、私は1990年代から、ネット通信を使ったモバイルシステムを採用している企業をずっと取材していたのですが、ある化粧品大手ナンバーワン企業を訪問したときのことです。
クライアントサーバーシステムにすることもメリットとして、先にも書いた、ペーパーレス、直帰に残業代コストや社内のフリーアドレス化といったことを確認したところ、担当者は、「何もわかってないなあ」と言わんばかりに、ふふんと笑って首を振りました。
「それらは、いうなれば行き掛けの駄賃程度のもの。（ついでに生じる利益）本質はそこではなくて、仕事の質が変わるということ。
情報を一元化、共有化、デジタル化することで、これまでのアナログな業務とは質が変わってくる。そこが狙っているところ」
私たち個人レベルでの使い方でも、情報をデータベース化することによって見えてくるものもあるかもしれませんよ。
以上、クラウド活用テクニック150 2021年最新版！（河本亮、standards）は、クラウドサービスの解説と効率良く使うテクニックを掲載。でした。
クラウド活用テクニック150 2021年最新版！（テレワークに超役立つ!） – 河本 亮, 小暮 ひさのり, 小原 裕太, standards
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